Formulaire organisation manifestation (pour les associations)

A remplir 2 MOIS MINIMUM AVANT LA DATE PREVUE DE LA MANIFESTATION.

* indique un champ requis

J'accepte que les informations saisies dans ce formulaire soient utilisées pour permettre de me recontacter par mail, téléphone ou courrier.*

Les informations recueillies sur ce formulaire sont enregistrées dans un fichier informatisé par la Ville de Cesson-Sévigné pour les demandes d'organisation de manifestation par les associations. Elles sont conservées pendant 6 mois et sont destinées au Service Sports-Loisirs. Conformément à la loi « informatique et libertés », vous pouvez exercer votre droit d’accès aux données vous concernant et les faire rectifier en contactant le Service communication.

Vous êtes une association Cessonnaise* :
OuiNon

Si vous n'êtes pas une association Cessonnaise, pièce à joindre obligatoirement :
- Une attestation d'assurance (Responsabilité Civile Organisateur)
Poids maxi : 3MB (pdf | jpg | gif | png | jpeg | doc | docx)

PARTIE 1 - DESCRIPTIF DE LA MANIFESTATION

Intitulé de la manifestation* :

Date de la manifestation* :

Lieu précis de l'évènement (salle, rue, place, parking, espace vert, rivières, etc…) :*

Dates et horaires d'ouverture au public de l'évènement (et/ou de la compétition) :*

Sites souhaités avec horaires d'ouverture et de fermeture (préparation et rangement inclus) :*

Pièce à joindre (non obligatoire) :
Déroulé de l'événement (ou programme ou planning)
Poids maxi : 3MB (pdf | jpg | gif | png | jpeg | doc | docx)

Organisme organisateur
1) Président / directeur (nom, téléphone, courriel) :*

2) Coordonnées précises de la personne en charge du dossier :
Nom :*

Téléphone :*

Mail*

3) Responsables présents sur site (noms et téléphones) :*

Public attendu (nombre, adultes, adhérents, jeunes, enfants, etc…) :
- Nombre de spectateurs :*

- Nombre de participants :*

Type :*
- Sur invitation- Ouvert à tous- Entrée payante

Tarif si entrée payante :

PARTIE 2 - BESOINS EN EQUIPEMENTS, MATERIEL, LOGISTIQUE

1) Electricité
Liste impérative par branchement des appareils électriques avec la puissance respective de chaque appareil

soit une puissance totale souhaitée :

2) Conséquences sur la circulation et le stationnement (demande d'interdiction ou de restriction d'utilisation de la voie publique (rue, route, parking, espace herbé, etc…)
Demande d'arrêté :*
OuiNon

Si demande d'arrêté :
Joindre obligatoirement un plan détaillé des voies et parcours empruntés
Poids maxi : 3MB (pdf | jpg | gif | png | jpeg | doc | docx)

Conséquences sur la circulation et le stationnement :

3) Demande de fléchage / Affichage / Banderoles ronds-points
Fléchage / Affichage / Banderoles ronds-points :*
- Fléchage OUI- Fléchage NON- Affichage OUI- Affichage NON- Banderoles ronds-points OUI- Banderoles ronds-points NON

Si oui, précisez l'emplacement (rue, rond-point...) :

4) Buvette avec alcool
Si aucune boisson alcoolisée n'est servie, ouverture de buvette par une association sans autorisation. Pour une buvette temporaire avec alcool, les boissons disponibles ne comportent que peu d'alcool (groupes 2 ou 3 : boissons fermentées non distillées et vins doux naturels, vin, bière, cidre, poiré, hydromel, crème de cassis, muscat, jus de fruits comportant jusqu'à 3° d'alcool, vin de liqueurs, apéritif à base de vin, liqueur de fruits comprenant moins de 18° d'alcool). Equipement sportif : possibilité d'autorisation de buvette avec alcool uniquement pour les associations agréées à Jeunesse et Sports (ou si l'association sportive est affiliée à une fédération sportive agréée par l'Etat ce qui vaut agréement). Enceinte scolaire : pas d'autorisation de buvette avec alcool
Demande d'autorisation d'ouverture temporaire avec alcool :*
- OUI- NON

Si oui, horaires ouverture/fermeture de la buvette :

5) Gestion des déchets
Bacs supplémentaires à commander si nécessaire en plus de ceux déjà présents sur site
Gestion des déchets :*
- Oui- Non

Si oui :
Bacs Ordures ménagères 360 litres (quantité) :

Bacs Ordures ménagères 770 litres (quantité) :

Déchets recyclables 360 litres (quantité) :

Déchets recyclables 770 litres (quantité) :

Verre 240 litres (quantité) :

Verre 400 litres (quantité) :

6) Matériel - Attention, la livraison et le retour par les services municipaux ne sont pas garantis.
Bancs - 2 mètres sans dossier - Quantité maximale : 85 - Quantité souhaitée :

Chaises coque jaune - Quantité maximale : 250 - Quantité souhaitée :

Tables 2 mètres - Quantité maximale : 100 - Quantité souhaitée :

Tentes, barnums 3m x 3m - Quantité maximale : 7 - Quantité souhaitée :

Barrières de sécurité Métalliques, style "Vauban" - Quantité maximale : 150 - Quantité souhaitée :

Si barrières, pièce à joindre obligatoirement :
- Un plan de situation permettant de connaître les lieux d'accueil du public indiquant le périmètre de la manifestation, l’implantation des matériels (podium, tribunes, barrières, tables, chaises…) et des branchements électriques
Poids maxi : 3MB (pdf | jpg | gif | png | jpeg | doc | docx)

Enrouleurs électriques 25 mètres de longueur - Quantité maximale : 3 - Quantité souhaitée :

Calicots, banderoles Support de communication "Ville de Cesson-Sévigné" - Quantité maximale : 4 - Quantité souhaitée :

Oriflammes (Beach Wing) - Quantité maximale : 4 - Quantité souhaitée :

Grilles inox - Quantité maximale : 40 - Quantité souhaitée :

Panneaux affichage en bois (Double / H : 1,95m Surface affichage 1,15m x 1m) - Quantité maximale : 40 - Quantité souhaitée :

Podium 3 marches Individuel - Quantité maximale : 2 - Quantité souhaitée :

Podium 3 marches Groupe - pour équipe - Quantité maximale : 1 - Quantité souhaitée :

Podium roulant (scène) 50 m² - avec escalier - Quantité maximale : 1 - Quantité souhaitée :

Si podium roulant, pièce à joindre obligatoirement :
Un plan de situation permettant de connaître les lieux d'accueil du public indiquant le périmètre de la manifestation, l’implantation des matériels (podium, tribunes, barrières, tables, chaises…) et des branchements électriques
Poids maxi : 3MB (pdf | jpg | gif | png | jpeg | doc | docx)

Praticables (2m x 1m) - Hauteur de pied à nous préciser 20,40 ou 60 cm - Quantité maximale : 20 - Quantité souhaitée :

Escaliers Pour praticables - Quantité maximale : 4 - Quantité souhaitée :

Barrières jaunes Plastique - Quantité maximale : 15 - Quantité souhaitée :

Brassards de sécurité - Quantité maximale : 25 - Quantité souhaitée :

Gilets de sécurité - Quantité maximale : 100 - Quantité souhaitée :

Flèches à planter - Quantité maximale : 15 - Quantité souhaitée :

Panneaux de signalisation de course - Quantité maximale : 30 - Quantité souhaitée :

Piquets blancs à planter Pour rubalise - Quantité maximale : 50 - Quantité souhaitée :

Plots blancs et chainettes - Quantité maximale : 10 - Quantité souhaitée :

Sonorisation Lecteur CD - port USB - 1 filaire - Quantité maximale : 5 - Quantité souhaitée :

Micro HF Hautes Fréquences (sans fil) - Quantité maximale : 1 - Quantité souhaitée :

Pied de micro - Quantité maximale : 1 - Quantité souhaitée :

Pieds d'enceinte - Quantité maximale : 2 - Quantité souhaitée :

Vidéo projecteur - Quantité maximale : 1 - Quantité souhaitée :

Matériel à retirer en mairie principale à la Direction Sports Loisirs Le matériel est sous l'entière responsabilité de l'organisateur de sa réception à la reprise par les services municipaux. Tout matériel manquant ou endommagé sera facturé au tarif en vigueur par la ville. Tout matériel doit être remis propre (enlèvement ruban adhésif, punaises, agrafes, etc…) et rangé à l'identique. Personnel : L'organisateur doit prévoir le nombre suffisant de bénévoles pour assurer le montage, démontage, mise en place, rangement du mobilier et du matériel, le nettoyage etc…, aussi bien dans les locaux qu'à l'extérieur.

7) Prestataires extérieurs (chronométrie, restauration, sécurité, sonorisation, etc…)
Nom du prestataire :

Type de prestation :

Coordonnées (adresse, mobile, et courriel) :

8) Protocole / Communication
- Présence souhaitée du maire :
- Oui- Non

Horaires :

Remise de coupe ou médaille :
- Oui- Non

- Annonce de l'événement sur le site de la ville (contact : communication@ville-cesson-sevigne.fr)
L'organisateur doit faire apparaître le logo de la ville sur ses affiches et prospectus et les faire valider par le service communication.

9) Autres remarques :
Divers :

10) Sécurité
L'organisateur est responsable de son événement (montage et démontage inclus) et se doit de respecter la réglementation en vigueur (vigipirate...). La responsabilité de la Ville ne pourra pas être engagée


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